Система управления офисом
«Карта Офиса»
Система «Карта Офиса» — российский программный продукт класса систем управления офисной недвижимостью (входит в Единый реестр российских программ. Больше технических подробностей на странице «Техническая документация»).
С помощью программы вы можете управлять офисным пространством и ресурсами компании: контролировать использование помещений, расположение инвентаря и оборудования, рассадку сотрудников и бронировать офисные помещения.
С помощью программы вы можете управлять офисным пространством и ресурсами компании: контролировать использование помещений, расположение инвентаря и оборудования, рассадку сотрудников и бронировать офисные помещения.
Управление офисами
В систему можно внести все офисы компании, сделать возможной навигацию по ним и указать:
→ адреса площадок
→ ответственных
→ площадь
→ информацию об арендодателе или тех компаниях, которые снимают офис
Также есть возможность управления тем, какое юридическое лицо владеет какой площадью и распределять расходы между ними.
→ адреса площадок
→ ответственных
→ площадь
→ информацию об арендодателе или тех компаниях, которые снимают офис
Также есть возможность управления тем, какое юридическое лицо владеет какой площадью и распределять расходы между ними.
Управление этажами
Система позволяет отобразить:
→ все этажи, которыми владеет компания
→ информацию о департаментах, которые на них располагаются
→ сведения об оборудовании
→ все этажи, которыми владеет компания
→ информацию о департаментах, которые на них располагаются
→ сведения об оборудовании
Также можно находить нужное оборудование, изучать о нем информацию и проводить инвентаризацию.
Управление объектами
С системой «Карта Офиса» вы можете управлять объектами, которые у вас есть:
→ рабочие места
→ переговорные комнаты
→ парковочные места
→ кофе-поинты, кулеры, кухни
→ принтеры, телефоны и другое оборудование
→ технико-материальные ценности (ТМЦ): розетки, кабельные системы, локеры...
Сотрудники могут быстро находить место, которое соответствует их запросу. Например, рабочее место с двумя мониторами или переговорную с проектором и интерактивным флипчартом.
→ рабочие места
→ переговорные комнаты
→ парковочные места
→ кофе-поинты, кулеры, кухни
→ принтеры, телефоны и другое оборудование
→ технико-материальные ценности (ТМЦ): розетки, кабельные системы, локеры...
Сотрудники могут быстро находить место, которое соответствует их запросу. Например, рабочее место с двумя мониторами или переговорную с проектором и интерактивным флипчартом.
«Карта Офиса» помогает сервисным службам компании быстрее реагировать на инциденты. Например, сотрудник заметил перегоревшую лампочку в кабинете или неработающий принтер.
Он отправляет сообщение в системе, и оно поступает на почту нужному сотруднику. В нашей системе есть открытое документированное API, при помощи которого возможна интеграция с используемой в компании службой Service Desk. Это сделает работу с инцидентами более быстрой и централизованной.
Он отправляет сообщение в системе, и оно поступает на почту нужному сотруднику. В нашей системе есть открытое документированное API, при помощи которого возможна интеграция с используемой в компании службой Service Desk. Это сделает работу с инцидентами более быстрой и централизованной.
Управление рассадкой в офисе
Система «Карта Офиса» снижает затраты на аренде и содержании офиса, помогая настроить гибридный формат работы и букинг офисных помещений. В сервисе возможно постоянное, почасовое или периодическое бронирование рабочих мест + производить автоматизированный учет свободных рабочих мест в офисе.
Менеджеры могут распределить рассадку сотрудников в песочнице, а дальше руководитель может подтвердить эту рассадку и она станет доступной всем работникам.
Как правило, рассадку сотрудников производят в два этапа:
1. Черновой: сотрудников рассаживают менеджеры.
2. Чистовой: начальник утверждает рассадку и она становится доступна работникам.
Аналогичные действия проводятся и при расстановке мебели или оборудования. В системе есть удобный конструктор, который позволяет быстро вносить изменения и поддерживать план рассадки в актуальном виде.
Как правило, рассадку сотрудников производят в два этапа:
1. Черновой: сотрудников рассаживают менеджеры.
2. Чистовой: начальник утверждает рассадку и она становится доступна работникам.
Аналогичные действия проводятся и при расстановке мебели или оборудования. В системе есть удобный конструктор, который позволяет быстро вносить изменения и поддерживать план рассадки в актуальном виде.
Также в системе предусмотрено разграничение по департаментам / юридическим лицам, а при помощи отчетов можно отслеживать эффективность утилизации мест.
Каждую зону в офисном пространстве можно интерактивно отобразить на карте в своём цвете, прописать, кто там находится и прописать поля площади. Каждому департаменту можно задать свой цвет рабочего места и ограничить доступ рассадки сотрудников из другого департамента.
Каждую зону в офисном пространстве можно интерактивно отобразить на карте в своём цвете, прописать, кто там находится и прописать поля площади. Каждому департаменту можно задать свой цвет рабочего места и ограничить доступ рассадки сотрудников из другого департамента.
Аналитика использования офиса
В системе есть база данных, которая хранит информацию обо всех объектах и событиях в офисе.
Структуризация, визуализация и анализ данных об офисных событиях помогают принимать взвешенные решения на основе цифр:
Структуризация, визуализация и анализ данных об офисных событиях помогают принимать взвешенные решения на основе цифр:
Полная совместимость с корпоративным порталом
Систему управления офисом возможно интегрировать с корпоративными порталами (интранет-сайтами), работающими на любой CMS (например, Bitrix или SharePoint):
→ поддерживается бесшовная авторизация пользователя корпоративного портала (NTLM, ADFS (SAML 2.0), Kerberos, Keycloack (OAuth 2.0) и другие)
→ возможность встраивания виджета с «Картой Офиса» в интранет-портал
→ добавление ссылки на забронированное место сотрудника на карте + автоматическое указание его в карточке работника на сайте
→ поддерживается бесшовная авторизация пользователя корпоративного портала (NTLM, ADFS (SAML 2.0), Kerberos, Keycloack (OAuth 2.0) и другие)
→ возможность встраивания виджета с «Картой Офиса» в интранет-портал
→ добавление ссылки на забронированное место сотрудника на карте + автоматическое указание его в карточке работника на сайте
Уникальные особенности системы
→ разметка помещений при помощи полигонов в специальном редакторе и привязка карточки к каждому помещению
→ встроенный редактор планов для самостоятельного перемещения или добавления мебели, стен, что позволяет всегда поддерживать интерактивную карту офиса в актуальном состоянии:
→ встроенный редактор планов для самостоятельного перемещения или добавления мебели, стен, что позволяет всегда поддерживать интерактивную карту офиса в актуальном состоянии:
→ открытый исходный код: возможна самостоятельная доработка системы силами заказчика
→ поддержка любых способов авторизации, в том числе SSO: NTLM, ADFS, SAML2.0, Kerberos, Keycloack, OAuth 2.0, Radius.
→ готовые адаптеры для интеграции с 1C, SAP, MSSQL, Oracle и другими корпоративными системами
→ «матрешечная» архитектура: с карты можно «провалиться» в здание. Из здания на этаж. С этажа в помещение. Из помещения в кабинет. Из кабинета в шкаф. Из шкафа в ячейку, а из ячейки в документацию...
→ возможность использования голосового помощника «Алиса» от Яндекса. Он позволяет получать информацию о расположении комнат и отделов в офисе. Пользователь задаёт вопрос, например, «Где находится переговорная?», и Алиса, используя заранее загруженные планы и схемы офиса, озвучивает маршрут или указывает местоположение на карте. Возможно взаимодействие с картой через экран сенсорного устройства или компьютера. Также можно использовать навык для бронирования и понимания загруженности офиса.
→ в системе можно отключать сервисы, модули и функциональность
→ совместимость с российским офисным пакетом «Р7-Офис»
→ к системе можно подключить дополнительные модули с нужным функционалом. Смотрите в «Магазине модулей» на сайте store.kartaofisa.ru
→ СКУД (знаем, когда человек пришел и ушел - снимаем бронь, когда человек прикладывает карточку на выход - если сотрудник вышел более, чем на два часа, время настраивается)
→ AD (проверяем то, что комьютер пользователя работает каждые два часа - время настраивается)
→ check-in по QR-коду: для подтверждения бронирования сотрудник сканирует QR-код в начале бронирования и через заданное количество времени (например, через 4 часа)
→ подтверждение по геолокации (пользователю придется раз в в какое-то время подтверждать геолокацию вручную)
→ подтверждение по почте (раз в какое-либо время приходит письмо с необходимость подтвердить)
→ интеграция с камерами наблюдения
→ интеграция с чат-ботом
→ интеграция с Cisco ISE (проверяем по порту коммутатору)
→ поддержка любых способов авторизации, в том числе SSO: NTLM, ADFS, SAML2.0, Kerberos, Keycloack, OAuth 2.0, Radius.
→ готовые адаптеры для интеграции с 1C, SAP, MSSQL, Oracle и другими корпоративными системами
→ «матрешечная» архитектура: с карты можно «провалиться» в здание. Из здания на этаж. С этажа в помещение. Из помещения в кабинет. Из кабинета в шкаф. Из шкафа в ячейку, а из ячейки в документацию...
→ возможность использования голосового помощника «Алиса» от Яндекса. Он позволяет получать информацию о расположении комнат и отделов в офисе. Пользователь задаёт вопрос, например, «Где находится переговорная?», и Алиса, используя заранее загруженные планы и схемы офиса, озвучивает маршрут или указывает местоположение на карте. Возможно взаимодействие с картой через экран сенсорного устройства или компьютера. Также можно использовать навык для бронирования и понимания загруженности офиса.
→ в системе можно отключать сервисы, модули и функциональность
→ совместимость с российским офисным пакетом «Р7-Офис»
→ к системе можно подключить дополнительные модули с нужным функционалом. Смотрите в «Магазине модулей» на сайте store.kartaofisa.ru
→ СКУД (знаем, когда человек пришел и ушел - снимаем бронь, когда человек прикладывает карточку на выход - если сотрудник вышел более, чем на два часа, время настраивается)
→ AD (проверяем то, что комьютер пользователя работает каждые два часа - время настраивается)
→ check-in по QR-коду: для подтверждения бронирования сотрудник сканирует QR-код в начале бронирования и через заданное количество времени (например, через 4 часа)
→ подтверждение по геолокации (пользователю придется раз в в какое-то время подтверждать геолокацию вручную)
→ подтверждение по почте (раз в какое-либо время приходит письмо с необходимость подтвердить)
→ интеграция с камерами наблюдения
→ интеграция с чат-ботом
→ интеграция с Cisco ISE (проверяем по порту коммутатору)
Возможности системы
→ «тепловая карта» помещений, позволяющая визуально видеть загрузку мест:
→ построение расширенных отчетов по загрузке офиса / этажей / зон
→ быстрая выгрузка аналитики посещаемости мест по отделам (например, где почти всегда есть бронь, а где бывают крайне редко)
→ возможность установки экрана для бронирования рабочих мест и навигации (киоска)
→ гостевое бронирование через киоск
→ создание заявки на рабочее место даже при отсутствии свободных мест
→ бронирование нескольких рабочих мест в одно и тоже время (пересечение бронирований)
→ составление графика выходов сотрудников на месяц вперед
→ настройка ограничения на общее максимально допустимого количество бронирований в день
→ руководители могут создавать «Команды» из списка сотрудников для более быстрого бронирования
→ автоматические уведомления (в виде заявок в Jira), что заполняемость офиса более 90%
→ автоматизация АХО-процессов. Например, создание заявок в Jira, вызов клининга, ремонт мебели
→ автоматическая рассылка ежедневного отчета для проведения клининга по занятым в течение дня рабочим местам
→ cистема check-in (проверка фактического присутствия сотрудников в офисе). Пример реализации телеграм-бота для чекина присутствия сотрудника в офисе.
→ поддержка Linux Rocky/Astra, posgreSQL
→ разграничение бронирований по отделам/департаментам
→ ролевая модель доступа (пользователи / администраторы и другие варианты)
→ использования киоска или выделенных планшетов
→ бронирования сотрудниками рабочих мест по приходу в офис
→ мультиязычный интерфейс сервиса
→ подтверждение явки сотрудников и снятие брони при ее отсутствии
→ установка системы на независимом аппаратном обеспечении (для серверной и пользовательской частей)
→ возможность для администраторов/руководителей составлять график
выхода сотрудников неопределенное время вперед
→ поиск сотрудниками рабочего места по наличию оборудования
→ поиск сотрудниками других работников, а также возможность отображения на карте коллег (навигатор кто, что где находится в офисе)
→ удаленное бронирование (web-портал, интеграции с web-порталами, наличие приложения)
→ брендирование системы
→ интеграция с MS Outlook и Active Directory
→ доработка системы под требования пользователей
→ возможность задания размера помещения на карте офиса:
→ быстрая выгрузка аналитики посещаемости мест по отделам (например, где почти всегда есть бронь, а где бывают крайне редко)
→ возможность установки экрана для бронирования рабочих мест и навигации (киоска)
→ гостевое бронирование через киоск
→ создание заявки на рабочее место даже при отсутствии свободных мест
→ бронирование нескольких рабочих мест в одно и тоже время (пересечение бронирований)
→ составление графика выходов сотрудников на месяц вперед
→ настройка ограничения на общее максимально допустимого количество бронирований в день
→ руководители могут создавать «Команды» из списка сотрудников для более быстрого бронирования
→ автоматические уведомления (в виде заявок в Jira), что заполняемость офиса более 90%
→ автоматизация АХО-процессов. Например, создание заявок в Jira, вызов клининга, ремонт мебели
→ автоматическая рассылка ежедневного отчета для проведения клининга по занятым в течение дня рабочим местам
→ cистема check-in (проверка фактического присутствия сотрудников в офисе). Пример реализации телеграм-бота для чекина присутствия сотрудника в офисе.
→ поддержка Linux Rocky/Astra, posgreSQL
→ разграничение бронирований по отделам/департаментам
→ ролевая модель доступа (пользователи / администраторы и другие варианты)
→ использования киоска или выделенных планшетов
→ бронирования сотрудниками рабочих мест по приходу в офис
→ мультиязычный интерфейс сервиса
→ подтверждение явки сотрудников и снятие брони при ее отсутствии
→ установка системы на независимом аппаратном обеспечении (для серверной и пользовательской частей)
→ возможность для администраторов/руководителей составлять график
выхода сотрудников неопределенное время вперед
→ поиск сотрудниками рабочего места по наличию оборудования
→ поиск сотрудниками других работников, а также возможность отображения на карте коллег (навигатор кто, что где находится в офисе)
→ удаленное бронирование (web-портал, интеграции с web-порталами, наличие приложения)
→ брендирование системы
→ интеграция с MS Outlook и Active Directory
→ доработка системы под требования пользователей
→ возможность задания размера помещения на карте офиса:
Стоимость
Процедура внедрения
→ Перечень первоначальных действий, необходимых для внедрения системы
При работе с персональными данными пользователей, мы соблюдаем все требования Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
При работе с персональными данными пользователей, мы соблюдаем все требования Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
Калькулятор эффективности
→ Калькулятор эффективности: покажет размер экономии средств при использовании системы управления офисным пространством «Карта Офиса»
История версий
→ История версий сервиса «Карта Офиса» (2020—2024)
Техническая документация
→ Инструкции, руководства пользователя + свидетельство ФИПС, информация о записи в Едином реестре российских программ