С помощью программы вы можете управлять всеми ресурсами компании: контролировать использование помещений, расположение инвентаря и оборудования, рассадку сотрудников и бронировать офисные помещения.

Система «Карта Офиса» — российский программный продукт класса систем управления офисной недвижимостью (входит в Единый реестр российских программ. Больше технических подробностей на странице «Техническая документация»).

В систему можно внести все офисы компании, сделать возможной навигацию по ним и указать:

Ответственных

Площадь

Информацию об арендодателе
или тех компаниях, которые снимают офис

Также есть возможность управления тем, какое юридическое лицо владеет какой площадью и распределять расходы между ними.

Адреса площадок

Система позволяет отобразить:

информацию о департаментах, которые на них располагаются

сведения об оборудовании

Также можно находить нужное оборудование, изучать о нем информацию и проводить инвентаризацию.

все этажи, которыми владеет компания

С системой «Карта Офиса» вы можете управлять объектами, которые у вас есть:

парковочные места

кофе-поинты, кулеры, кухни

технико-материальные ценности (ТМЦ): розетки, кабельные системы, локеры...

принтеры, телефоны и другое оборудование

Сотрудники могут быстро находить место, которое соответствует их запросу. Например, рабочее место с двумя мониторами или переговорную с проектором и интерактивным флипчартом.

переговорные комнаты

рабочие места

Он отправляет сообщение в системе, и оно поступает на почту нужному сотруднику. В нашей системе есть открытое документированное API, при помощи которого возможна интеграция с используемой в компании службой Service Desk. Это сделает работу с инцидентами более быстрой и централизованной.

«Карта Офиса» помогает сервисным службам компании быстрее реагировать на инциденты. Например, сотрудник заметил перегоревшую лампочку в кабинете или неработающий принтер.

Система «Карта Офиса» позволяет снизить затраты на аренде и содержании офиса, помогая настроить гибридный формат работы и букинг офисных помещений. В системе есть возможность постоянного, почасового или периодического бронирования рабочих мест.

2

начальник утверждает рассадку и она становится доступна работникам

Чистовой

Черновой

сотрудников рассаживают менеджеры

1

Как правило, рассадку сотрудников производят в два этапа:

Каждую зону в офисном пространстве можно интерактивно отобразить на карте в своём цвете, прописать, кто там находится и прописать поля площади. Каждому департаменту можно задать свой цвет рабочего места и ограничить доступ рассадки сотрудников из другого департамента.

Также в системе предусмотрено разграничение по департаментам / юридическим лицам, а при помощи отчетов можно отслеживать эффективность утилизации мест.

Аналогичные действия проводятся и при расстановке мебели или оборудования. В системе есть удобный конструктор, который позволяет быстро вносить изменения и поддерживать план рассадки в актуальном виде.

Менеджеры могут распределить рассадку сотрудников в песочнице, а дальше руководитель может подтвердить эту рассадку и она станет доступной всем работникам.

Структуризация, визуализация и анализ данных об офисных событиях помогают принимать взвешенные решения на основе цифр:

В системе есть база данных, которая хранит информацию обо всех объектах и событиях в офисе.

Возможность встраивания виджета с «Картой Офиса» в интранет-портал

Добавление ссылки на забронированное место сотрудника на карте + автоматическое указание его в карточке работника на сайте

Поддерживается бесшовная авторизация пользователя корпоративного портала (NTLM, ADFS (SAML 2.0), Kerberos, Keycloack (OAuth 2.0) и другие)

Систему управления офисом возможно интегрировать с корпоративными порталами (интранет-сайтами), работающими на любой CMS (например, Bitrix или SharePoint):

Полная совместимость с корпоративным порталом

возможность использования голосового помощника «Алиса» от Яндекса. Он позволяет получать информацию о расположении комнат и отделов в офисе. Пользователь задаёт вопрос, например, «Где находится переговорная?», и Алиса, используя заранее загруженные планы и схемы офиса, озвучивает маршрут или указывает местоположение на карте. Возможно взаимодействие с картой через экран сенсорного устройства или компьютера. Также можно использовать навык для бронирования и понимания загруженности офиса.

check-in по QR-коду: для подтверждения бронирования сотрудник сканирует QR-код в начале бронирования и через заданное количество времени (например, через 4 часа)

СКУД (знаем, когда человек пришел и ушел — снимаем бронь, когда человек прикладывает карточку на выход — если сотрудник вышел более, чем на два часа, время настраивается)

«матрешечная» архитектура: с карты можно «провалиться» в здание. Из здания на этаж. С этажа в помещение. Из помещения в кабинет. Из кабинета в шкаф. Из шкафа в ячейку, а из ячейки в документацию…

встроенный редактор планов для самостоятельного перемещения или добавления мебели, стен, что позволяет всегда поддерживать интерактивную карту офиса в актуальном состоянии:

готовые адаптеры для интеграции с 1C, SAP, MSSQL, Oracle и другими корпоративными системами

интеграция с чат-ботом

интеграция с камерами наблюдения

интеграция с Cisco ISE (проверяем по порту коммутатора)

в системе можно отключать сервисы, модули и функциональность

совместимость с российским офисным пакетом «Р7-Офис»

AD (проверяем то, что комьютер пользователя работает каждые два часа — время настраивается)

к системе можно подключить дополнительные модули с нужным функционалом. Смотрите в «Магазине модулей» на сайте store.kartaofisa.ru

подтверждение по почте (раз в какое-либо время приходит письмо с необходимостью подтвердить)

подтверждение по геолокации (пользователю придется раз в в какое-то время подтверждать геолокацию вручную)

поддержка любых способов авторизации, в том числе SSO: NTLM, ADFS, SAML2.0, Kerberos, Keycloack, OAuth 2.0, Radius.

открытый исходный код: возможна самостоятельная доработка системы силами заказчика

Разметка помещений при помощи полигонов в специальном редакторе и привязка карточки к каждому помещению

быстрая выгрузка аналитики посещаемости мест по отделам (например, где почти всегда есть бронь, а где бывают крайне редко)

возможность для администраторов/руководителей составлять график
выхода сотрудников неопределенное время вперед

cистема check-in (проверка фактического присутствия сотрудников в офисе). Пример реализации телеграм-бота для чекина присутствия сотрудника в офисе.

поиск сотрудниками других сотрудников, а также возможность отображение сотрудников при необходимости

автоматизация АХО-процессов. Например, создание заявок в Jira, вызов клининга, ремонт мебели

руководители могут создавать «Команды» из списка сотрудников для более быстрого бронирования

установка системы на независимом аппаратном обеспечении (для серверной и пользовательской частей)

автоматическая рассылка ежедневного отчета для проведения клининга по занятым в течение дня рабочим местам

удаленное бронирование (web-портал, интеграции с web-порталами, наличие приложения)

автоматические уведомления (в виде заявок в Jira), что заполняемость офиса более 90%

настройка ограничения на общее максимально допустимого количество бронирований в день

бронирование нескольких рабочих мест в одно и тоже время (пересечение бронирований)

возможность установки экрана для бронирования рабочих мест и навигации (киоска)

брендирование системы

интеграция с MS Outlook и Active Directory

мультиязычный интерфейс сервиса

поддержка Linux Rocky/Astra, posgreSQL

гостевое бронирование через киоск

возможность задания размера помещения на карте офиса:

подтверждение явки сотрудников и снятие брони при ее отсутствии

бронирования сотрудниками рабочих мест по приходу в офис

ролевая модель доступа (пользователи / администраторы и другие варианты)

использования киоска или выделенных планшетов

доработка системы под требования пользователей

поиск сотрудниками рабочего места по наличию оборудования

разграничение бронирований по отделам/департаментам

составление графика выходов сотрудников на месяц вперед

создание заявки на рабочее место даже при отсутствии свободных мест

построение расширенных отчетов по загрузке офиса / этажей / зон

«тепловую карту» помещений, позволяющая визуально видеть загрузку мест:

В систему можно внести все офисы компании, сделать возможной навигацию по ним и указать:

При работе с персональными данными пользователей, мы соблюдаем все требования Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Попробуете

демоверсию

Готовы проконсультировать и рассказать о преимуществах автоматизированного управления офисом. На встрече продемонстрируем нашу систему «Карта Офиса» и бесплатно предоставим на 30 дней доступ к демоверсии

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.