Система управления офисом
«Карта Офиса»
Система «Карта Офиса» — российский программный продукт класса систем управления офисной недвижимостью (входит в Единый реестр российских программ. Больше технических подробностей на странице «Техническая документация»).
С помощью программы вы можете управлять всеми ресурсами компании: контролировать использование помещений, расположение инвентаря и оборудования, рассадку сотрудников и бронировать офисные помещения.
С помощью программы вы можете управлять всеми ресурсами компании: контролировать использование помещений, расположение инвентаря и оборудования, рассадку сотрудников и бронировать офисные помещения.
Управление офисами
В систему можно внести все офисы компании, сделать возможной навигацию по ним и указать:
→ адреса площадок
→ ответственных
→ площадь
→ информацию об арендодателе или тех компаниях, которые снимают офис
Также есть возможность управления тем, какое юридическое лицо владеет какой площадью и распределять расходы между ними.
→ адреса площадок
→ ответственных
→ площадь
→ информацию об арендодателе или тех компаниях, которые снимают офис
Также есть возможность управления тем, какое юридическое лицо владеет какой площадью и распределять расходы между ними.
Управление этажами
Система позволяет отобразить:
→ все этажи, которыми владеет компания
→ информацию о департаментах, которые на них располагаются
→ сведения об оборудовании
→ все этажи, которыми владеет компания
→ информацию о департаментах, которые на них располагаются
→ сведения об оборудовании
Также можно находить нужное оборудование, изучать о нем информацию и проводить инвентаризацию.
Управление объектами
С системой «Карта Офиса» вы можете управлять объектами, которые у вас есть:
→ рабочие места
→ переговорные комнаты
→ парковочные места
→ кофе-поинты, кулеры, кухни
→ принтеры, телефоны и другое оборудование
→ технико-материальные ценности (ТМЦ): розетки, кабельные системы, локеры...
Сотрудники могут быстро находить место, которое соответствует их запросу. Например, рабочее место с двумя мониторами или переговорную с проектором и интерактивным флипчартом.
→ рабочие места
→ переговорные комнаты
→ парковочные места
→ кофе-поинты, кулеры, кухни
→ принтеры, телефоны и другое оборудование
→ технико-материальные ценности (ТМЦ): розетки, кабельные системы, локеры...
Сотрудники могут быстро находить место, которое соответствует их запросу. Например, рабочее место с двумя мониторами или переговорную с проектором и интерактивным флипчартом.
«Карта Офиса» помогает сервисным службам компании быстрее реагировать на инциденты. Например, сотрудник заметил перегоревшую лампочку в кабинете или неработающий принтер.
Он отправляет сообщение в системе, и оно поступает на почту нужному сотруднику. В нашей системе есть открытое документированное API, при помощи которого возможна интеграция с используемой в компании службой Service Desk. Это сделает работу с инцидентами более быстрой и централизованной.
Он отправляет сообщение в системе, и оно поступает на почту нужному сотруднику. В нашей системе есть открытое документированное API, при помощи которого возможна интеграция с используемой в компании службой Service Desk. Это сделает работу с инцидентами более быстрой и централизованной.
Управление рассадкой в офисе
Система «Карта Офиса» позволяет снизить затраты на аренде и содержании офиса, помогая настроить гибридный формат работы и букинг офисных помещений. В системе есть возможность постоянного, почасового или периодического бронирования рабочих мест.
Менеджеры могут распределить рассадку сотрудников в песочнице, а дальше руководитель может подтвердить эту рассадку и она станет доступной всем работникам.
Как правило, рассадку сотрудников производят в два этапа:
1. Черновой: сотрудников рассаживают менеджеры.
2. Чистовой: начальник утверждает рассадку и она становится доступна работникам.
Аналогичные действия проводятся и при расстановке мебели или оборудования. В системе есть удобный конструктор, который позволяет быстро вносить изменения и поддерживать план рассадки в актуальном виде.
Как правило, рассадку сотрудников производят в два этапа:
1. Черновой: сотрудников рассаживают менеджеры.
2. Чистовой: начальник утверждает рассадку и она становится доступна работникам.
Аналогичные действия проводятся и при расстановке мебели или оборудования. В системе есть удобный конструктор, который позволяет быстро вносить изменения и поддерживать план рассадки в актуальном виде.
Также в системе предусмотрено разграничение по департаментам / юридическим лицам, а при помощи отчетов можно отслеживать эффективность утилизации мест.
Каждую зону в офисном пространстве можно интерактивно отобразить на карте в своём цвете, прописать, кто там находится и прописать поля площади. Каждому департаменту можно задать свой цвет рабочего места и ограничить доступ рассадки сотрудников из другого департамента.
Каждую зону в офисном пространстве можно интерактивно отобразить на карте в своём цвете, прописать, кто там находится и прописать поля площади. Каждому департаменту можно задать свой цвет рабочего места и ограничить доступ рассадки сотрудников из другого департамента.
Аналитика использования офиса
В системе есть база данных, которая хранит информацию обо всех объектах и событиях в офисе.
Структуризация, визуализация и анализ данных об офисных событиях помогают принимать взвешенные решения на основе цифр:
Структуризация, визуализация и анализ данных об офисных событиях помогают принимать взвешенные решения на основе цифр:
Полная совместимость с корпоративным порталом
Систему управления офисом возможно интегрировать с корпоративными порталами (интранет-сайтами), работающими на любой CMS (например, Bitrix или SharePoint):
→ поддерживается бесшовная авторизация пользователя корпоративного портала (NTLM, ADFS (SAML 2.0), Kerberos, Keycloack (OAuth 2.0) и другие)
→ возможность встраивания виджета с «Картой Офиса» в интранет-сайт
→ добавление ссылки на забронированное место сотрудника на карте + автоматическое указание его в карточке работника на сайте
→ поддерживается бесшовная авторизация пользователя корпоративного портала (NTLM, ADFS (SAML 2.0), Kerberos, Keycloack (OAuth 2.0) и другие)
→ возможность встраивания виджета с «Картой Офиса» в интранет-сайт
→ добавление ссылки на забронированное место сотрудника на карте + автоматическое указание его в карточке работника на сайте
Уникальные особенности системы
→ разметка помещений при помощи полигонов в специальном редакторе и привязка карточки к каждому помещению
→ встроенный редактор планов для самостоятельного перемещения или добавления мебели, стен, что позволяет всегда поддерживать интерактивную карту офиса в актуальном состоянии:
→ встроенный редактор планов для самостоятельного перемещения или добавления мебели, стен, что позволяет всегда поддерживать интерактивную карту офиса в актуальном состоянии:
→ открытый исходный код: возможна самостоятельная доработка системы силами заказчика
→ поддержка любых способов авторизации, в том числе SSO: NTLM, ADFS, SAML2.0, Kerberos, Keycloack, OAuth 2.0, Radius.
→ готовые адаптеры для интеграции с 1C, SAP, MSSQL, Oracle и другими корпоративными системами
→ «матрешечная» архитектура: с карты можно «провалиться» в здание. Из здания на этаж. С этажа в помещение. Из помещения в кабинет. Из кабинета в шкаф. Из шкафа в ячейку, а из ячейки в документацию...
→ возможность использования голосового помощника «Алиса» от Яндекса. Он позволяет получать информацию о расположении комнат и отделов в офисе. Пользователь задаёт вопрос, например, «Где находится переговорная?», и Алиса, используя заранее загруженные планы и схемы офиса, озвучивает маршрут или указывает местоположение на карте. Возможно взаимодействие с картой через экран сенсорного устройства или компьютера. Также можно использовать навык для бронирования и понимания загруженности офиса.
→ в системе можно отключать сервисы, модули и функциональность
→ поддержка любых способов авторизации, в том числе SSO: NTLM, ADFS, SAML2.0, Kerberos, Keycloack, OAuth 2.0, Radius.
→ готовые адаптеры для интеграции с 1C, SAP, MSSQL, Oracle и другими корпоративными системами
→ «матрешечная» архитектура: с карты можно «провалиться» в здание. Из здания на этаж. С этажа в помещение. Из помещения в кабинет. Из кабинета в шкаф. Из шкафа в ячейку, а из ячейки в документацию...
→ возможность использования голосового помощника «Алиса» от Яндекса. Он позволяет получать информацию о расположении комнат и отделов в офисе. Пользователь задаёт вопрос, например, «Где находится переговорная?», и Алиса, используя заранее загруженные планы и схемы офиса, озвучивает маршрут или указывает местоположение на карте. Возможно взаимодействие с картой через экран сенсорного устройства или компьютера. Также можно использовать навык для бронирования и понимания загруженности офиса.
→ в системе можно отключать сервисы, модули и функциональность
Возможности системы
→ «тепловая карта» помещений, позволяющая визуально видеть загрузку мест:
→ построение расширенных отчетов по загрузке офиса / этажей / зон
→ быстрая выгрузка аналитики посещаемости мест по отделам (например, где почти всегда есть бронь, а где бывают крайне редко)
→ возможность установки экрана для бронирования рабочих мест и навигации (киоска)
→ возможность гостевого бронирования через киоск
→ возможность создания заявки на рабочее место даже при отсутствии свободных мест
→ возможность бронирования нескольких рабочих мест в одно и тоже время (пересечение бронирований)
→ возможность составления графика выходов сотрудников на месяц вперед
→ настройка ограничения на общее максимально допустимого количество бронирований в день
→ руководители могут создавать "Команды" из списка сотрудников для более быстрого бронирования
→ автоматические уведомления (в виде заявок в Jira), что заполняемость офиса более 90%
→ автоматизация АХО-процессов. Например, создание заявок в Jira, вызов клининга, ремонт мебели
→ автоматическая рассылка ежедневного отчета для проведения клининга по занятым в течение дня рабочим местам
→ cистема check-in (проверка фактического присутствия сотрудников в офисе). Пример реализации телеграм-бота для чекина присутствия сотрудника в офисе.
→ возможность задания размера помещения на карте офиса:
→ быстрая выгрузка аналитики посещаемости мест по отделам (например, где почти всегда есть бронь, а где бывают крайне редко)
→ возможность установки экрана для бронирования рабочих мест и навигации (киоска)
→ возможность гостевого бронирования через киоск
→ возможность создания заявки на рабочее место даже при отсутствии свободных мест
→ возможность бронирования нескольких рабочих мест в одно и тоже время (пересечение бронирований)
→ возможность составления графика выходов сотрудников на месяц вперед
→ настройка ограничения на общее максимально допустимого количество бронирований в день
→ руководители могут создавать "Команды" из списка сотрудников для более быстрого бронирования
→ автоматические уведомления (в виде заявок в Jira), что заполняемость офиса более 90%
→ автоматизация АХО-процессов. Например, создание заявок в Jira, вызов клининга, ремонт мебели
→ автоматическая рассылка ежедневного отчета для проведения клининга по занятым в течение дня рабочим местам
→ cистема check-in (проверка фактического присутствия сотрудников в офисе). Пример реализации телеграм-бота для чекина присутствия сотрудника в офисе.
→ возможность задания размера помещения на карте офиса:
Стоимость
Процедура внедрения
→ Перечень первоначальных действий, необходимых для внедрения системы
При работе с персональными данными пользователей, мы соблюдаем все требования Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
При работе с персональными данными пользователей, мы соблюдаем все требования Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
Калькулятор эффективности
→ Калькулятор эффективности: покажет размер экономии средств при использовании системы управления офисным пространством «Карта Офиса»
История версий
→ История версий сервиса «Карта Офиса» (2020-2023)
Техническая документация
→ Инструкции, руководства пользователя + свидетельство ФИПС, информация о записи в Едином реестре российских программ